Viết và hướng dẫn viết Coaching Note cho các Coach
Viết và hướng dẫn viết Coaching Note cho các Coach
Tại sao việc viết coaching note là cực kỳ quan trọng trong coaching?
Làm coach gần 5 năm giúp Linh nhận ra việc sử dụng coaching note có thể giúp mình nâng cao trải nghiệm huấn luyện cho bản thân và khách hàng đến thế nào.
Hầu hết các coach đều biết rằng việc viết coaching note là rất quan trọng, nhưng tại sao lại quan trọng và cách thực hiện đúng cách thì không phải ai cũng biết. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu tầm quan trọng của việc viết coaching note trong coaching business, cùng với các hướng dẫn chi tiết để thực hành việc này kèm theo ví dụ minh họa cụ thể.
Coaching note là gì?
Coaching note là một công cụ quan trọng trong quá trình coaching. Đây là những ghi chép được các coach tạo ra trong quá trình tương tác với khách hàng để ghi lại các thông tin quan trọng trong quá trình coaching.
Một coaching note có thể bao gồm các thông tin như mục tiêu coaching của khách hàng, các kết quả đã đạt được, các bài học và những khó khăn trong quá trình coaching. Thông qua việc ghi chép này, các coach có thể đánh giá mức độ tiến triển của khách hàng và cung cấp giải pháp phù hợp. Ngoài ra, việc ghi chép này còn giúp các coach theo dõi tiến trình coaching, đưa ra các điều chỉnh cần thiết và cải thiện chất lượng dịch vụ của mình.
Các coach có thể sử dụng nhiều phương thức để viết coaching note, từ việc ghi tay trên giấy cho đến sử dụng các ứng dụng ghi chú trực tuyến hoặc các phần mềm quản lý dữ liệu. Tuy nhiên, việc lựa chọn phương thức thích hợp nhất còn phụ thuộc vào sự thoải mái và thói quen của từng coach.
Các thông tin trong coaching note là rất nhạy cảm và cần được bảo mật. Việc bảo vệ thông tin của khách hàng là rất quan trọng, do đó các coach cần đảm bảo rằng các coaching note của mình được lưu trữ một cách an toàn và chỉ được truy cập bởi những người cần thiết.
Trong các tổ chức coaching lớn, việc viết coaching note là một phần quan trọng của quy trình coaching và có thể có các quy định và chính sách riêng. Vì vậy, các coach cần làm quen với các quy định và chính sách này để đảm bảo việc viết coaching note được thực hiện đúng quy trình và đúng tiêu chuẩn.
Phân loại coaching note
Phân loại theo mục đích sử dụng
Có nhiều loại hình coaching note được sử dụng trong quá trình coaching, mỗi loại hình có những đặc điểm riêng và được sử dụng phù hợp với từng mục đích cụ thể. Đây là một số loại hình coaching note phổ biến:
Coaching diary (Nhật ký coaching):
Đây là loại hình coaching note phổ biến nhất và được sử dụng để ghi lại các thông tin chi tiết về các phiên coaching và các cuộc trò chuyện với khách hàng. Coaching diary thường được sử dụng để ghi lại những suy nghĩ và cảm xúc của coach trong quá trình coaching, giúp họ đánh giá tiến trình coaching và cải thiện chất lượng dịch vụ của mình.
Ví dụ: Trong một phiên coaching, khách hàng của bạn đã nói về sự lo lắng của họ về công việc. Bạn đã ghi lại những chi tiết về lo lắng của khách hàng trong nhật ký coaching của mình, cùng với các giải pháp phù hợp để giúp khách hàng giải quyết vấn đề này.
Coaching progress report (Báo cáo tiến độ coaching):
Đây là loại hình coaching note được sử dụng để ghi lại các tiến trình và kết quả của khách hàng trong quá trình coaching. Coaching progress report giúp cho các coach đánh giá mức độ tiến triển của khách hàng và cung cấp giải pháp phù hợp để đạt được mục tiêu của khách hàng.
Ví dụ: Bạn đã ghi lại các kết quả mà khách hàng của bạn đã đạt được trong quá trình coaching, bao gồm việc cải thiện kỹ năng giao tiếp và tăng cường sự tự tin. Bạn đã đưa ra một báo cáo tiến độ coaching cho khách hàng của bạn để cung cấp thông tin chi tiết về mức độ tiến triển của họ.
Coaching action plan (Kế hoạch hành động):
Đây là loại hình coaching note được sử dụng để ghi lại các bước cụ thể và kế hoạch hành động để khách hàng đạt được mục tiêu của mình. Coaching action plan giúp cho khách hàng có thể đưa ra các giải pháp cụ thể và thực hiện các bước hành động để đạt được mục tiêu của họ.
Ví dụ: Khách hàng của bạn muốn cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của mình. Bạn đã ghi lại các bước cụ thể để giúp khách hàng của đạt được mục tiêu của họ, bao gồm việc tạo ra một lịch trình làm việc, ưu tiên công việc quan trọng và thực hiện các bước nhỏ để đạt được mục tiêu. Bạn đã tạo ra một kế hoạch hành động và giúp khách hàng thực hiện các bước cụ thể trong quá trình coaching.
Coaching feedback (Phản hồi coaching):
Đây là loại hình coaching note được sử dụng để ghi lại phản hồi từ khách hàng về quá trình coaching. Coaching feedback giúp cho các coach đánh giá chất lượng dịch vụ của mình và cải thiện các kỹ năng và phương pháp coaching của mình để phù hợp hơn với nhu cầu của khách hàng.
Ví dụ: Bạn đã yêu cầu khách hàng của mình cung cấp phản hồi về quá trình coaching của bạn. Sau khi nhận được phản hồi, bạn đã ghi lại các thông tin và đánh giá của khách hàng trong coaching feedback của mình và đưa ra các điều chỉnh cần thiết để cải thiện chất lượng dịch vụ của mình.
